Penilaian Kesesuaian – Persyaratan Umum
Lembaga Sertifikasi Profesi
1. Ruang Lingkup
Pedoman ini merupakan persyaratan untuk LSP dengan persyaratan tertentu, termasuk pengembangan dan
pemeliharaan skema sertifikasi profesi.
CATATAN Di beberapa negara, lembaga yang memverifikasi kesesuaian kompetensi profesi dengan
persyaratan yang ditetapkan disebut “lembaga sertifikasi”, di negara lain disebut “lembaga registrasi”,”lembaga
asesmen dan registrasi” atau “lembaga sertifikasi/registrasi/lembaga lisensi”, dan yang lainnya menyebut
“registrar”. Pedoman ini menggunakan istilah “lembaga sertifikasi”. Namun demikian, istilah ini digunakan
dalam arti luas.
2. Acuan Normatif
Dokumen yang diacu berikut diperlukan dalam penerapan pedoman ini. Apabila ada perubahan (amademen),
dokumen yang diacu menggunakan dokumen yang mutakhir. Kosakata umum SNI 19-9000-2001, Sistem
manajemen mutu – Dasar-dasar dan Kosakata.
3. Istilah dan Definisi
3.1
Banding
Permintaan dari pemohon, kandidat atau profesi yang disertifikasi untuk mempertimbangkan kembali
keputusan yang merugikan yang dibuat oleh LSP terkait dengan status sertifikasi yang diajukan oleh yang
bersangkutan.
3.2
Peserta Uji Kompetensi
Pemohon yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan untuk dapat ikut serta dalam proses sertifikasi.
3.3
Proses sertifikasi
Seluruh kegiatan yang dilakukan oleh LSP untuk menetapkan bahwa seseorang memenuhi persyaratan
kompetensi yang ditetapkan, mencakup permohonan, evaluasi, keputusan sertifikasi, survailen dan sertifikasi
ulang.
3.4
Skema sertifikasi
Persyaratan sertifikasi spesifik yang berkaitan dengan kategori profesi yang ditetapkan dengan menggunakan
standar dan aturan khusus yang sama, serta prosedur yang sama.
3.5
Sistem sertifikasi
Kumpulan prosedur dan sumber daya untuk melakukan proses sertifikasi sesuai dengan skema sertifikasinya,
untuk menerbitkan sertifikat kompetensi termasuk pemeliharaannya.
3.6
Kompetensi
Kemampuan yang dapat diperagakan untuk menerapkan pengetahuan dan/atau keterampilan sesuai dengan
atribut personal sebagaimana yang ditetapkan dalam skema sertifikasi.
3.7
Keluhan
Permintaan penilaian kesesuaian selain banding, oleh suatu organisasi perorangan terhadap LSP, untuk
melakukan tindakan perbaikan yang berkaitan dengan kegiatan LSP atau pelanggannya.
3.8
Evaluasi
Proses penilaian profesi terhadap pemenuhan persyaratan yang ditetapkan dalam skema sertifikasi untuk
mengambil keputusan sertifikasi
3.9
Ujian
Mekanisme yang merupakan bagian dari asesmen untuk mengukur kompetensi calon dan menggunakan satu
atau lebih metode misalnya metode tertulis, lisan, praktek dan pengamatan.
3.10
Asesor kompetensi
Seseorang yang mempunyai kualifikasi yang relevan dan kompeten untuk melaksanakan dan/atau menilai
ujian.
3.11
Kualifikasi
Peragaan dari atribut personal, pendidikan, pelatihan dan/atau pengalaman kerja Profesi.
4. Persyaratan untuk LSP
4.1 Lembaga sertifikasi
4.1.1 Kebijakan, prosedur, dan administrasi lembaga sertifikasi harus terkait dengan kriteria sertifikasi, harus
jujur dan wajar terhadap seluruh calon dan harus memenuhi semua persyaratan dan peraturan perundang-
undangan yang berlaku. LSP tidak boleh menggunakan prosedur yang menghambat dan menghalangi akses
oleh pemohon dan calon, kecuali yang ditetapkan dalam pedoman ini.
4.1.2 LSP harus menetapkan kebijakan dan prosedur untuk pemberian, pemeliharaan, perpanjangan,
penundaan atau pencabutan sertifikasi serta perluasan/pengurangan ruang lingkup sertifikasi yang diajukan.
4.1.3 LSP harus membatasi persyaratan, evaluasi dan keputusan sertifikasinya, sesuai dengan hal-hal spesifik
yang berkaitan dengan ruang lingkup sertifikasi.
4.2 Struktur organisasi
4.2.1 Struktur LSP harus dibentuk sedemikian rupa sehingga memberikan kepercayaan kepada pihak terkait
atas kompetensi, ketidakberpihakan dan integritasnya. Secara khusus, lembaga sertifikasi harus :
a)
independen dan tidak memihak dalam kaitannya dengan pemohon, calon dan profesi yang disertifikasi,
termasuk dengan pemiliki dan pelanggannya dan harus mengambil langkah yang dapat menjamin
operasi yang layak;
b)
bertanggung jawab atas keputusannya berkaitan dengan pemberian, pemeliharaan, perpanjangan,
penundaan dan pencabutan sertifikasi serta perluasan/pengurangan ruang lingkup yang diajukan.
c)
mengidentifikasi manajemen (kelompok atau profesi) yang memiliki tanggung jawab menyeluruh untuk:
1)
evaluasi, sertifikasi dan survailen sebagaimana ditetapkan dalam pedoman ini, dalam persyaratan
kompetensi dan dalam dokumen relevan lain yang berlaku.
2)
perumusan kebijakan operasi LSP, yang berkaitan dengan sertifikasi profesi.
3)
keputusan sertifikasi,
4)
penerapan kebijakan dan prosedurnya
5)
keuangan lembaga sertifikasi, dan
6)
pendelegasian kewenangan kepada beberapa komite atau perorangan untuk melakukan kegiatan
yang ditetapkan atas namanya.
d)
memiliki dokumen legalitas hukum atau bagian dari legalitas hukum
4.2.2 LSP harus memiliki struktur terdokumentasi yang menjaga ketidakberpihakan termasuk ketentuan yang
menjamin ketidakberpihakan pengoperasian LSP. Struktur ini harus melibatkan partisipasi semua pihak penting
yang terkait dalam pengembangan kebijakan dan prinsip-prinsip tentang substansi dan fungsi sistem sertifikasi,
tanpa adanya pihak yang mendominasi.
4.2.3 LSP harus membentuk komite skema atau nama lain, yang harus bertanggung jawab dalam
pengembangan dan pemeliharaan skema sertifikasi untuk setiap jenis sertifikasi yang dipertimbangkan. Komite
skema harus diwakili oleh pihak penting terkait secara seimbang (tanpa ada pihak yang lebih mendominasi).
Jika ada skema sertifikasi yang dikembangkan oleh organisasi selain lembaga sertifikasi, maka pengembangan
skema tersebut harus mengikuti prinsip-prinsip yang sama.
4.2.4 LSP harus:
a)
memiliki sumber keuangan yang diperlukan untuk operasi sistem sertifikasi dan untuk membiayai
pertanggunggugatan (liability) yang mungkin timbul.
b)
memiliki kebijakan dan prosedur yang membedakan antara sertifikasi profesi dan kegiatan lainnya,
c)
menjamin bahwa kegiatan lembaga yang terkait tidak mengkompromikan kerahasiaan objektivitas dan
ketidakberpihakan dari sertifikasinya.
4.2.5 LSP tidak boleh menawarkan atau memberikan pelatihan atau membantu pihak lain dalam penyiapan
jasa tersebut.
4.2.6 LSP harus menetapkan kebijakan dan prosedur (seperti pedoman pelaksanaan) untuk penyelesaian
banding dan keluhan yang diterima dari pemohon, calon, profesi yang disertifikasi dan atasan/institusi tempat
profesi yang disertifikasi bekerja serta dari pihak lain mengenai proses kriteria sertifikasi, termasuk kebijakan
dan prosedur untuk kinerja profesi yang disertifikasi. Kebijakan dan prosedur tersebut harus menjamin bahwa
banding dan keluhan diselesaikan secara independen, tegas dan tidak berpihak.
4.2.7 LSP harus memperkerjakan personil permanen atau personil kontrak dalam jumlah yang memadai
dengan pendidikan, pelatihan, pengetahuan teknis dan pengalaman yang diperlukan untuk melaksanakan
fungsi sertifikasi sesuai dengan jenis, rentang dan volume pekerjaan yang dilakukan di bawah tanggung jawab
manajemen.
4.3 Pengembangan dan pemeliharaan skema sertifikasi
4.3.1 LSP harus menetapkan metode dan mekanisme untuk digunakan dalam mengevaluasi kompetensi calon
dan harus menetapkan kebijakan dan prosedur yang sesuai untuk pengembangan awal dan pemeliharaan
berkelanjutan dari metode dan mekanisme tersebut.
CATATAN lampiran A memberikan panduan untuk pengembangan dan pemeliharaan skema sertifikasi.
4.3.2 LSP harus menetapkan suatu proses pengembangan dan pemeliharaan skema sertifikasi yang
mencakup kaji ulang dan validasi skema yang dilakukan oleh komite skema.
4.3.3 LSP harus segera memberikan informasi mengenai setiap perubahan di dalam persyaratan kepada wakil-
wakil komite. LSP harus mempertimbangkan pendapat yang disampaikan oleh komite skema sebelum
memutuskan bentuk perubahan yang tepat dan tanggal efektif berlakunya perubahan. Setelah pengambilan
keputusan dan publikasi mengenai perubahan persyaratan, LSP harus memberikan informasi kepada pihak-
pihak yang terkait dan profesi yang disertifikasi. LSP harus memverifikasi bahwa setiap profesi yang
disertifikasi memenuhi persyaratan yang diubah dalam periode waktu, yang penetapannya harus
mempertimbangkan pendapat komite skema.
4.3.4 Kriteria kompetensi profesi yang dievaluasi harus ditetapkan oleh LSP sesuai dengan pedoman ini dan
dokumen relevan lainnya. Jika diperlukan penjelasan untuk penerapan dokumen tersebut terhadap skema
sertifikasi yang spesifik, maka penjelasan tersebut harus dirumuskan oleh para ahli, disahkan oleh komite
skema dan dipublikasikan oleh lembaga sertifikasi.
4.3.5 Sertifikasi tidak boleh dibatasi atas dasar keuangan atau kondisi lain yang tidak semestinya, seperti
keanggotaan dalam asosiasi atau kelompok. Sertifikat kelulusan suatu lembaga pelatihan yang diakui dapat
menjadi persyaratan skema sertifikasi. Pengakuan atau persetujuan tersebut oleh LSP, tidak boleh dilakukan
dengan mengkompromikan ketidakberpihakan atau mengurangi bobot persyaratan evaluasi dan sertifikasi.
4.3.6 LSP harus mengevaluasi metode ujian calon. Penyelenggaraan ujian harus jujur, absah dan dapat
dipertanggungjawabkan. Minimum 1 tahun sekali, metodologi dan prosedur yang tepat (seperti pengumpulan
dan pemeliharaan data statistik) harus ditetapkan untuk menegaskan kembali kejujuran, keabsahan,
kepercayaan dan kinerja umum setiap ujian dan semua perbaikan perbedaan yang teridentifikasi.
4.4 Sistem manajemen
4.4.1 LSP harus menggunakan sistem manajemen yang didokumentasikan dan mencakup semua persyaratan
pedoman ini serta menjamin efektifitas penerapan persyaratan tersebut.
4.4.2 LSP harus menjamin bahwa:
a)
sistem manajemen ditetapkan dan dipelihara sesuai dengan pedoman ini, dan
b)
sistem manajemennya dimengerti dan diterapkan pada semua tingkat organisasi.
4.4.3 LSP harus mempunyai sistem pengendalian dokumen dan audit internal serta kaji ulang manajemen yang
sudah diterapkan termasuk ketentuan untuk perbaikan berkelanjutan, tindakan koreksi dan pencegahan.
4.5 Subkontrak
4.5.1 Jika LSP memutuskan untuk mensubkontrakkan pekerjaan yang berkaitan dengan asesmen kepada
asesor subkontrak, maka perjanjian terdokumentasi yang mencakup pengaturan, termasuk kerahasiaan dan
pencegahan konflik kepentingan harus dituliskan. Keputusan sertifikat tidak boleh disubkontrakkan.
4.5.2 LSP harus:
a)
bertanggung jawab penuh terhadap pekerjaan yang disubkontrakkan dan tetap bertanggung jawab atas
pemberian, pemeliharaan, perpanjangan, perluasan dan pengurangan ruang lingkup, penundaan atau
pencabutan sertifikasi.
b)
menjamin bahwa subkontraktor tersebut kompeten dan memenuhi ketentuan yang berlaku dalam
pedoman ini, dan tidak terlibat baik secara langsung atau melalui atasannya dengan pelatihan atau
pemeliharaan sertifikasi personel sedemikian rupa sehingga kerahasiaan dan kenetralan dapat
dikompromikan.
memelihara daftar subkontraknya dan menilai serta memantau kinerjanya sesuai prosedur yang
didokumentasikan.
4.6.1 LSP harus memelihara sistem rekaman sesuai dengan kondisi dan peraturan perundang-undangan,
termasuk cara-cara untuk mengkonfirmasikan status profesi yang disertifikasi. Rekaman harus membuktikan
bahwa proses sertifikasi telah dipenuhi secara efektif, khususnya yang berkaitan dengan formulir permohonan,
laporan evaluasi, kegiatan survailen, dan dokumen lain yang terkait dengan pemberian, pemeliharaan,
perpanjangan, perluasan, pengurangan, penundaan dan pencabutan sertifikasi.
4.6.2 Rekaman harus diidentifikasi, diatur dan dimusnahkan dengan cara yang sesuai untuk menjamin
integritas proses dan kerahasiaan informasi tersebut. Rekaman harus disimpan selama periode waktu tertentu
untuk memberikan jaminan kepercayaan berkelanjutan, minimal satu siklus sertifikasi penuh, atau
sebagaimana yang dipersyaratkan dalam perjanjian pengakuan, kontrak, hukum dan kewajiban lainnya.
4.7 Kerahasiaan
LSP harus menjaga kerahasiaan semua informasi yang diperoleh selama proses kegiatannya, melalui
komitmen terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku. Komitmen tersebut harus dilaksanakan oleh
semua individu/personil yang bekerja di lembaga sertifikasi, termasuk anggota komite dan lembaga atau
individu dari luar yang bekerja atas namanya. Informasi tersebut tidak boleh diberikan kepada pihak yang tidak
berwenang tanpa persetujuan tertulis dari organisasi atau individu dari mana informasi diperoleh, kecuali bila
perundang-undangan mensyaratkan informasi tersebut harus diungkapkan. Bila lembaga sertifikasi disyaratkan
oleh peraturan perundang-undangan untuk mengumumkan informasi tersebut, organisasi atau individu yang
bersangkutan harus diberitahu sebelumnya tentang informasi yang diberikan.
4.8 Keamanan
Seluruh soal-soal ujian dan bahan-bahan yang terkait harus dipelihara dalam suatu lingkungan yang aman oleh
LSP, atau subkontraktornya untuk melindungi kerahasiaan bahan-bahan tersebut selama masa pakainya.
Persyaratan untuk personil permanen atau yang dikontrak oleh lembaga sertifikasi
5.1.1 LSP harus menetapkan persyaratan kompetensi bagi personil permanen atau yang dikontrak yang terlibat
dalam proses sertifikasi.
5.1.2 LSP mewajibkan personil permanen atau yang dikontrak untuk menandatangai dokumen yang
menyatakan komitmennya untuk memenuhi peraturan yang ditetapkan oleh lembaga sertifikasi, termasuk hal-
hal yang berkaitan dengan kerahasiaan dan kebebasan dari pengaruh komersial dan pengaruh lainnya dari
setiap hubungan sebelum dan/atau saat ini dengan profesi yang diuji yang dapat mengkompromikan
kenetralannya.
5.1.3 Uraian tugas dan tanggung jawab yang terdokumentasi dengan jelas harus tersedia bagi setiap Profesi
permanen atau yang dikontrak. Mereka harus dilatih sesuai dengan bidang tugasnya, sehingga yang
bersangkutan menyadari pentingnya sertifikasi yang ditawarkan. Semua personil yang terlibat dalam setiap
aspek kegiatan sertifikasi harus memiliki kualifikasi pendidikan, pengalaman dan keahlian teknis yang sesuai
dengan kriteria kompetensi untuk tugas yang ditetapkan.
5.1.4 LSP harus membuat dan memelihara dokumentasi mutakhir mengenai kualifikasi setiap personil.
Informasi tersebut harus mudah diakses oleh personil permanen atau yang dikontrak dan harus mencakup:
a)
nama dan alamat;
b)
organisasi dan jabatannya;
c)
pendidikan, jenis dan status personil;
d)
pengalaman dan pelatihan yang relevan dengan bidang tugasnya;
e)
tanggung jawab dan kewajibannya dalam lembaga sertifikasi;
f)
penilaian kinerja;
g)
tanggal pemuktakhiran rekaman
h)
tanggal pemutakhiran rekaman
5.2 Persyaratan Asesor Kompetensi
5.2.1 Asesor kompetensi harus memenuhi persyaratan LSP berdasarkan persyaratan kompetensi yang berlaku
dan dokumen relevan lainnya.
Dalam proses pemilihan asesor yang ditugaskan untuk suatu ujian atau bagian dari suatu ujian harus dijamin
bahwa asesor kompetensi tersebut minimal:
a)
mengerti skema sertifikasi yang relevan;
b)
memiliki pengetahuan yang cukup mengenai metode ujian dan dokumen ujian yang relevan;
c)
memiliki kompetensi yang sesuai dengan bidang yang akan diuji;
d)
mampu berkomunikasi dengan efektif baik secara lisan maupun tulisan dalam bahasa yang digunakan
dalam ujian, dan
e)
bebas dari kepentingan apapun sehingga dapat melakukan penilaian (asesmen) dengan tidak memihak
dan tidak diskriminatif.
5.2.2 Jika seseorang asesor kompetensi mempunyai potensi konflik kepentingan dalam ujian dengan calon,
LSP harus mengambil langkah-langkah untuk menjamin bahwa kerahasiaan dan kenetralan ujian tidak
dikompromikan (lihat 4.2.5). Langkah-langkah tersebut harus direkam.
6. Proses sertifikasi
6.1 Permohonan
6.1.1 Berdasarkan permintaan pemohon, LSP harus memberikan uraian rinci yang mutakhir mengenai proses
sertifikasi untuk setiap skema sertifikasi yang sesuai (termasuk biaya). Di samping itu LSP memberikan
dokumen yang memuat persyaratan sertifikasi, hak pemohon, serta kewajiban profesi yang disertifikasi
termasuk kode etik profesi (lihat 6.6.2).
6.1.2 LSP harus mensyaratkan kelengkapan permohonan, yang ditandatangi oleh pemohon yang meminta
sertifikasi dan mencakup:
a)
lingkup sertifikasi yang diajukan;
b)
pernyataan bahwa profesi yang bersangkutan setuju memenuhi persyaratan sertifikasi dan memberikan
setiap informasi yang diperlukan untuk evaluasi;
c)
rincian kualifikasi yang relevan didukung dengan bukti dan rekomendasi;
d)
informasi umum pemohon, seperti nama, alamat dan informasi lain yang disyaratkan untuk identifikasi
Profesi.
6.2.1 LSP harus mengkaji ulang permohonan sertifikasi untuk menjamin bahwa:
LSP mempunyai kemampuan untuk memberikan sertifikasi sesuai ruang lingkup yang diajukan;
LSP menyadari kemungkinan adanya kekhususan kondisi pemohon dan dengan alasan yang tepat dapat
mengakomodasikan keperluan khusus pemohon seperti bahasa dan/atau ketidakmampuan (disabilities)
lainnya;
pemohon mempunyai pendidikan, pengalaman dan pelatihan yang disyaratkan dalam skema.
6.2.2 LSP harus menguji kompetensi profesi berdasarkan persyaratan skema melalui satu atau lebih metode
seperti tertulis, lisan, praktek, pengamatan atau cara lain.
6.2.3 Ujian harus direncanakan dan disusun sedemikian rupa sehingga dapat menjamin bahwa semua
persyaratan skema diverifikasi secara objektif dan sistematis dengan bukti terdokumentasi sehingga memadai
untuk menegaskan kompetensi calon.
6.2.4 LSP harus membuat prosedur pelaporan yang menjamin kinerja dan hasil evaluasi termasuk kinerja dan
hasil ujian, yang didokumentasikan secara tepat dan dimengerti.
6.3 Keputusan sertifikasi
6.3.1 Keputusan sertifikasi yang ditetapkan untuk seorang calon oleh LSP harus berdasarkan informasi yang
dikumpulkan selama proses sertifikasi. Personel yang membuat keputusan sertifikasi tidak boleh berperan
serta dalam pelaksanaan ujian atau pelatihan calon.
6.3.2 LSP harus memberikan sertifikasi kepada semua Profesi yang disertifikasi. LSP harus memelihara
kepemilikan sertifikat. Sertifikat tersebut dapat dalam bentuk surat, kartu atau media lainnya, yang ditandatangi
atau disahkan oleh Personel LSP yang bertanggung jawab.
6.3.3 Sertifikat tersebut minimal harus memuat informasi berikut:
a)
nama Personel yang disertifikasi dan nomor sertifikat;
b)
nama lembaga sertifikasi;
acuan persyaratan kompetensi atau dokumen relevan lain, termasuk hal-hal yang menjadi dasar dalam
sertifikasi;
ruang lingkup sertifikasi termasuk batasannya;
tanggal efektif sertifikasi dan masa berlaku;
6.4.1 LSP harus menetapkan proses survailen untuk memantau pemenuhan profesi yang disertifikasi dengan
persyaratan skema sertifikasi yang relevan.
6.4.2 LSP harus memiliki prosedur dan aturan untuk pemeliharaan sertifikasi sesuai dengan skema sertifikasi.
Aturan tersebut termasuk frekuensi dan cakupan kegiatan survailen harus disahkan oleh komite skema. Aturan
tersebut harus cukup menjamin adanya evaluasi yang jujur untuk mengkonfirmasikan kompetensi Personel
yang disertifikasi.
6.5 Sertifikasi ulang
6.5.1 LSP harus menetapkan persyaratan sertifikasi ulang sesuai dengan persyaratan kompetensi dan
dokumen relevan lain untuk menjamin bahwa profesi yang disertifikasi selalu memenuhi sertifikasi yang
mutakhir.
6.5.2 LSP harus memiliki prosedur dan aturan untuk pemeliharaan sertifikat sesuai dengan skema sertifikasi.
Aturan tersebut termasuk frekuensi dan cakupan kegiatan sertifikasi ulang harus disahkan oleh komite skema.
Aturan tersebut harus cukup menjamin adanya evaluasi yang jujur untuk mengkonfirmasikan kompetensi
profesi yang disertifikasi.
6.6 Penggunaan sertifikat
6.6.1 LSP harus mensyaratkan bahwa profesi yang disertifikasi menandatangani persetujuan untuk:
a)
memenuhi ketentuan skema sertifikasi yang relevan;
b)
menyatakan bahwa sertifikasinya hanya berlaku untuk ruang lingkup sertifikasi yang diberikan;
c)
tidak menyalahgunakan sertifikasi yang dapat merugikan LSP dan tidak memberikan persyaratan yang
berkaitan dengan sertifikasi yang menurut LSP dianggap dapat menyesatkan atau tidak sah;
d)
menghentikan penggunaan semua pernyataan yang berhubungan dengan sertifikasi yang memuat
acuan LSP setelah dibekukan atau dicabut sertifikasinya serta mengembalikan sertifikat kepada LSP
yang menerbitkannya, dan
e)
tidak menyalahgunakan sertifikat.
6.6.2 Acuan sertifikasi yang tidak sesuai atau penyalahgunaan sertifikat dalam publikasi, katalog, dll, harus
ditangani oleh LSP dengan tindakan perbaikan seperti penundaan atau pencabutan sertifikasi, pengumuman
pelanggaran dan, jika perlu tindakan hukum lainnya.
